J’ai travaillé plusieurs années dans le milieu communautaire où la culture de la participation et de la concertation y est très forte. Je me souviens d’un emploi où nous avions à chaque semaine des réunions. Nous nous rassemblions entre 15 et 20 personnes dans le milieu de la place, sans ordre du jour. Les réunions duraient tout un avant-midi et donnaient souvent lieu à une pléiade de vœux et récriminations envers la direction. Un jour, tout le monde en a eu marre de voir que ça n’allait nul part. Alors, nous nous sommes donné des règles. Certaines personnes voyant que j’avais des qualités de modérateur m’ont demandé d’animer les réunions, ce que j’ai fait de mon mieux. Ce n’était pas parfait, mais ça a grandement amélioré notre efficacité.

Dans toutes les organisations où j’ai travaillé ou fait du bénévolat, la problématique des réunions est toujours revenue. Certains patrons ont même monté la réunionite à un point tel que les réunions mangeaient tout le temps disponible de travail.

Je vais vous faire une confidence, jusqu’à maintenant dans ma  carrière, j’ai vu peu d’organisations où l’on avait développé l’art de faire des réunions vraiment efficaces.

Les réunions sont nécessaires voir essentielles pour une équipe, mais un peu comme dans la bande dessinée de Dilbert, il ont une fâcheuse tendance à prendre de l’expansion et à se multiplier naturellement. Avez-vous déjà calculé le coût annuel de vos réunions?

Rassemblez 10 personnes, chaque semaine pour 3 heures à un taux horaire de 20 $ de l’heure, ça fait combien chaque année?

31 200 $, c’est beaucoup d’argent! Si vous investissiez la même somme dans un logiciel, vous vous attendriez à plus d’efficacité.

Il existe plusieurs manuels ou sites web qui donnent des trucs pour faire des réunions efficaces. Vous n’avez qu’à taper «réunions efficaces» sur Google pour les trouver. Si nous savons comment faire des réunions efficaces, alors pourquoi, dans la majorité des cas, nos réunions ne sont pas efficaces?

Selon mon expérience, le défi est davantage une question de volonté de faire appliquer les règles de façon rigoureuse et surtout celui de garder cette rigueur dans le temps. En général, l’histoire se répète : on commence par ne pas trop faire attention aux règles, on voit que nos réunions ne sont pas efficaces, on demande plus de rigueur, on en obtient, on a des résultats, au bout de quelques réunions, on laisse place à plus de flexibilité et on retombe dans des réunions inefficaces. Alors comment faire pour ne pas toujours tomber dans ce cercle vicieux?

Je crois que la seule façon d’avoir des réunions efficaces sur du long terme, c’est que la personne qui les dirige soit un véritable dictateur.

Vous me direz, un dictateur, ce n’est pas très démocratique tout ça. C’est là que vous vous trompez. En général, lorsqu’on laisse tout le monde faire ce qu’il veut, c’est seulement ceux qui parlent le plus fort qui prennent la parole, tandis que les autres prennent leurs trous. Le terme dictateur est un peu fort, ici, je ne parle pas d’un despote, mais d’un gardien des règles très rigoureux.

Idéalement, les règles devraient être déterminées par le groupe et chacun devrait s’engager à les respecter à la première réunion d’un nouveau comité. En général, on s’attaque tout de suite à la tâche alors que les premières étapes dans la formation d’un comité devraient être de s’attarder à la façon de procéder.

Nous avons besoins d’être très rigide sur la procédure pour pouvoir être très souple sur les idées.

 

 

Quelques conseils en vrac pour des reunions efficaces

Avant

• Ordre du jour envoyé 24 heures à l’avance
• Les participants se préparent pour la réunion
• Les participants communiquent les points à ajouter à l’ordre du jour avant la réunion
• Le secrétaire et l’animateur sont nommés
• On choisi un lieu calme, ventilé et assez grand pour accueillir tout le monde
• Inviter les bonnes personnes (éviter les touristes)
• Fréquence régulière et équilibrée

 

Pendant

• Ne pas tolérer les retards
• Respecter l’ordre du jour
• Afficher l’ordre du jour sur un tableau
• Respecter les droits de paroles
• Ne pas s’écarter du sujet (ne pas tolérer les grandes parenthèses, les récriminations…)
• Pas de sous-discussions
• Pas de téléphones portables ou toutes autres distractions
• Prévoir une pause dans le milieu (pour réunion de 2 heures et plus)
• Respect du temps (finir à l’heure)

Après

• Rédiger le compte rendu et l’envoyer dans un délai de 48 heures

 

Mise à jour 17 février 2015

Sur le blogue de Olivier Schmouker, les trucs de Mark Zukherberg pour améliorer les réunions

http://www.lesaffaires.com/blogues/olivier-schmouker/les-2-trucs-geniaux-de-mark-zuckerberg-pour-reussir-une-reunion/585395

 

 

Jérôme Guy, BAA, MBA

https://ca.linkedin.com/in/jeromeguy